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Organização de arquivo morto
Antes mesmo de você começar a transferir os documentos para um novo local, procure fazer um planejamento, definindo prazos, delimitando as principais necessidades da sua empresa, conhecendo os desafios e buscando meios para supera-los. Entenda que esse planejamento deve ser realizado antes da transferência dos documentos de um local para outro, até mesmo para evitar a perda ou a ocorrência de danos nos respectivos documentos. Vale ressaltar também que é mega importante que você mantenha o foco para conseguir migrar toda a documentação sem gerar nenhum prejuízo para a empresa.
Após elaborar um planejamento para organizar o arquivo morto da sua empresa, a próxima dica para organizar o arquivo morto consiste em definir um espaço que seja adequado para o armazenamento dos documentos do seu empreendimento. Também é essencial que deixe tudo organizado para facilitar o acesso a esses documentos e que o espaço onde eles serão alocados seja adequado o suficiente para não comprometer a circulação no ambiente de trabalho.
Para que isso aconteça, é importante incluir no seu planejamento alguns itens que deixarão os documentos do arquivo morto mais organizados como é o caso de caixas, prateleiras, dentre outros. Lembre-se de colocar no planejamento todos os itens necessários para deixar o arquivo morto em ordem, pois dessa forma você não colocará em risco dados e informações importantes relacionados à sua empresa.
Vantagens sobre a organização de arquivo morto
Para não transformar o acesso ao arquivo morto da sua empresa em uma experiência ruim para os seus funcionários, a dica é delimitar quem terá acesso a este local. Para isso, o mais indicado é você realizar um treinamento com a sua equipe, de modo que apenas algumas pessoas sejam treinadas para encontrar e arquivar documentos de forma rápida e eficaz.
Dessa forma, a sua empresa economiza tempo, otimiza os serviços e de quebra mantem em ordem o arquivo morto por muito mais tempo. Mesmo com o treinamento que você efetuou com a equipe que terá acesso ao arquivo morto, definir algumas regras de organização para aplicar neste local é essencial para garantir que os documentos da sua empresa estejam sempre organizados e seguros. Esta é uma das dicas para organizar o arquivo morto que você precisa saber e deve aplicar na sua empresa caso queira ver o arquivo morto organizado e plenamente acessível.
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