SERVIÇOS DE GESTÃO DOCUMENTAL
Segurança dos Arquivos com Serviço personalizado
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Organização de arquivos
A Organização de arquivos é um serviço que tem como principal finalidade criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas. Isso é possível graças a implantação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos. Os projetos de organização podem ser realizados tanto nas dependências do arquivo ou do cliente. Serve para empresas que possuem uma grande demanda documental e que necessitam que esses documentos sejam catalogados corretamente para fácil localização.
Etapas da Organização de Arquivos: Os documentos são selecionados para a organização através da elaboração de um plano de classificação documental; os documentos são indexados de forma que facilite o controle físico e localização no sistema; os arquivos já organizados são acondicionados em caixas que garantem o seu bom estado de conservação. Através do índice criado no software GET arquivos na web, é possível pesquisar, localizar e solicitar os documentos armazenados.
Vantagens da organização de arquivos
A organização de arquivos proporciona inúmeras vantagens à organização:
- Organização física adequada;
- Sistema de identificação;
- Padronização dos métodos de arquivamento;
- Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
- Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
- Redução de custos com a administração e manutenção do acervo;
- Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos;
- Descarte de documentos expirados ou desnecessários;
- Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos.
Com a Internet, as pessoas começaram a perceber o valor da informação. Além disso, compreenderam a necessidade de organização em prol dos resultados empresariais. A demanda pelo rápido acesso à informação obrigou as empresas a buscarem alternativas mais inteligentes do que o mero ato de arquivar seus documentos.
Mas esses mesmos documentos e arquivos ainda estão presentes em qualquer tipo de empresa ou organismo do governo. Portanto, a importância a eles atribuída depende da necessidade da informação e para tanto, essas informações precisam ser tratadas e organizadas segundo critérios. Muitas vezes, estes são generalizados dentro do âmbito da arquivologia e documentação ou criados pela própria empresa baseando-se em sua atividade fim ou necessidades específicas de processos de trabalho.
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