SERVIÇOS DE GESTÃO DOCUMENTAL
Segurança dos Arquivos com Serviço personalizado
(11) 4161.8300
Nossa equipe comercial está pronta para te atender!
Pesquisa de documentos
Atualmente, é fácil encontrar no mercado empresas que ofereçam serviços relacionados à digitalização de documentos. No entanto, é fundamental optar pela melhor empresa que proporcione guarda e pesquisa de documentos. O serviço de pesquisa de documentos ou arquivos tem como finalidade terceirizar a guarda e a preservação do seu acervo de documentos, mantendo-o em condições adequadas. A digitalização permite a fácil localização dos documentos, uma vez que antes de serem arquivados tais documentos podem ser organizados, catalogados e indexados em um sistema de acompanhamento via Web. Assim sobra mais espaço físico para seu negócio. Isso porque com a terceirização de arquivos e documentos o espaço físico, antes destinado a este fim, poderá ser utilizado em atividades produtivas que priorizem o seu negócio.
Preservação do acervo original: Com os arquivos e documentos sob a custódia de uma empresa especializada neste tipo de arquivamento, a sua preservação e integridade estão garantidas. Manter arquivos digitalizados oferece segurança. O sigilo das informações contidas nos documentos e arquivos armazenados é absoluto. Somente usuários autorizados terão acesso a tais informações e todas as movimentações relativas ao arquivo são auditadas. Uma empresa terceirizada especialista no assunto também proporciona acesso à localização do seu documento via web. Com um software e tecnologia adequados, todos os documentos podem ser catalogados e registrados com suas devidas informações e localização física, facilitando assim seu resgate e diminuindo exponencialmente o tempo de resposta à solicitação do arquivo físico.
Vantagens sobre a pesquisa de documentos
Existem inúmeras vantagens de contar com uma rápida pesquisa de documentos. O primeiro aspecto que precisa ser ressaltado é o fácil acesso aos documentos da empresa. Sejam eles sigilosos ou públicos, manter os documentos próximos aos colaboradores e gestores é fundamental para a tomada de decisão eficiente. No que concerne aos documentos sigilosos, é indispensável que o arquivamento seja feito por quem entende do assunto. Esta questão é primordial não somente pela manutenção dos documentos em locais adequados à guarda como também por conta do caráter secreto da documentação.
Sobre a documentação pública, é importante que as empresas compreendam que a necessidade de contar com uma boa organização dos documentos permite ter os dados e as informações ao alcance de todos os interessados. Seguindo a tendência de organizar, arquivar e pesquisar documentos de maneira otimizada, muitas organizações optaram por fechar parcerias com empresas especializadas.
Terceirizar os serviços de arquivamento é um diferencial importante para as empresas que procuram otimizar os processos organizacionais. Isso porque profissionais especializados no assunto conseguem manipular melhor a documentação e assegurar que está se encontre em local seguro.
Fale com os nossos especialistas sobre a pesquisa de documento
A SPLS Systems possui uma equipe especializada e amplamente capacitada para lhe auxiliar. Trabalhamos em prol de bons resultados organizacionais e incentivamos o cuidado com arquivos. Desta forma, oferecemos serviços especializados no arquivamento e pesquisa de documentos. Quer saber mais informações sobre os serviços prestados pela nossa empresa? Entre em contato com os nossos especialistas e tire todas as suas dúvidas.