O programa de Gestão de Prontuário Eletrônico de Funcionários é um software destinado ao gerenciamento de pastas e dossiês que contam com diversos documentos de colaboradores. Baseado em uma metodologia de gestão de arquivamento ativo, o programa da SPLS Systems fornece todo tipo de informações, através da elaboração de relatórios inteligentes sobre o profissional e total controle dos documentos.
O sistema possibilita a configuração de estado ou situação do dossiê, de tal forma que múltiplas listas de documentos obrigatórios sejam criadas. Além disso, possibilita a configuração de prazo de tolerância ou de antecipação no informe sobre documentos expirados, auxiliando, desta forma, o processo de gestão documental da empresa.
Outros dados contidos nos documentos podem ser digitados e indexados, de acordo com configurações que podem ser realizadas pelo próprio usuário.
Assim, além da identificação principal do dossiê, existe a possibilidade de localização de documentos baseados em outros dados, previamente, indexados.
Os documentos contidos nos dossiês são digitalizados em scanners desktop e, posteriormente, tipificados ou classificados visualmente ou automaticamente com o auxílio de recursos de Inteligência Artificial; Através do reconhecimento de dados (código de barras e/ou caracteres impressos) e verificação posterior com a lista de palavras-chave, configuradas e relevantes para a correta identificação, executa a classificação automática dos mesmos.
O sistema Gestão de Prontuário Eletrônico de Funcionários da SPLS Systems oferece também, através de recursos de Inteligência Artificial, a possibilidade de reconhecimento integral do conteúdo de documentos. Sendo assim, as informações podem ser utilizadas para pesquisa de documentos e/ou através de dossiês exportados, integralmente, em formato PDF, onde a pesquisa pode ser realizada com a utilização de visualizadores de arquivos neste formato.
As imagens são criptografadas, permanecendo no banco de dados pelo tempo de existência do dossiê no sistema, e podem ser facilmente obtidas e visualizadas através de ferramentas de pesquisa disponibilizadas pelo sistema.
O módulo de consulta remota via Internet é uma facilidade que possibilita ao usuário a realização de pesquisas de dossiês ou documentos e disponibiliza as imagens dos mesmos em formato PDF. Além disso, podem ser obtidos, a qualquer momento, relatórios sobre as pendências de documentos. Diversas ferramentas aplicadas sobre a imagem, tais como: zoom, rotação e filtros de ruído e nitidez auxiliam na visualização das informações.
As imagens dos documentos podem ser exportadas em diversos formatos com qualidade e resolução configuráveis de acordo com a necessidade do usuário.
Integração com os Sistemas de Folha de Pagamento – Cadastro
A identificação de falta/recebimento de documentos – Check-List;
Envio de mensagens eletrônicas (e-mail) e/ou arquivos lógicos para apontamento de pendências;
Inserção dos documentos individuais em seus respectivos dossiês, garantindo integridade a documentação funcional;
Digitalização de documentos;
Organização plena de toda a documentação para a rápida localização física (Pesquisa).
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