A destruição de documentos é mais do que apenas jogar papéis fora, pois ela protege informações importantes, evita problemas legais e mantém sua empresa segura.
Além disso, com a digitalização de documentos, é possível guardar tudo o que realmente importa de forma prática e segura antes de descartar o que não é mais necessário.
Enfim, vamos falar a seguir sobre sete situações em que a destruição é obrigatória por lei e como fazer isso da maneira certa, sem complicação. Confira!
Destruição de documentos sigilosos
A destruição de documentos sigilosos é essencial para proteger informações de clientes, contratos e dados financeiros. Por isso, jogar papéis no lixo comum não é suficiente.
O ideal é usar trituração, incineração controlada ou contar com um serviço de destruição de documentos especializado.
Além disso, vale a pena digitalizar documentos importantes antes de destruí-los. Assim, você mantém as informações acessíveis sem comprometer a segurança.
Arquivos contábeis e fiscais antigos
Existem prazos legais para manter notas fiscais, comprovantes de pagamento e livros contábeis. Depois desses períodos, a destruição de documentos obrigatória por lei ajuda a liberar espaço e reduzir riscos.
Por isso, contar com empresas especializadas garante que todo o processo seja seguro, documentado e auditável. Aliás, a digitalização também ajuda, permitindo consultar arquivos sem precisar manter toneladas de papel guardadas.
Proteção de dados pessoais com a LGPD
Com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é ainda mais importante cuidar de como descartamos documentos.
A destruição de documentos e LGPD protege dados de clientes, funcionários e fornecedores, evitando vazamentos e multas.
Além disso, digitalizar informações e manter apenas o que é necessário facilita o gerenciamento seguro de dados e reduz os riscos de exposição de informações.
Destruição de documentos jurídicos que não têm mais validade
É necessário eliminar contratos antigos, processos e petições que já cumpriram seu papel.
A destruição segura evita que informações jurídicas sejam usadas de forma indevida ou causem problemas legais.
A tecnologia permite que você digitalize o que precisa guardar e destrua o resto com segurança, mantendo um registro confiável de todo o processo.
Arquivos de Recursos Humanos
Dados de funcionários, históricos profissionais, salários e informações de saúde são extremamente sensíveis. Por isso, a destruição deve estar em conformidade com o prazo legal, garantindo confidencialidade e segurança.
Contar com empresas de destruição de documentos confiáveis e digitalizar informações importantes ajuda a manter o controle e reduzir riscos.
Documentos financeiros antigos
Extratos, contratos bancários e comprovantes de pagamentos antigos também precisam ser destruídos após o período de retenção.
A destruição de documentos obrigatória por lei protege a empresa contra fraudes e garante que dados sensíveis não fiquem expostos.
Digitalizar esses arquivos permite acesso rápido quando necessário, sem precisar guardar pilhas de papel que ocupam espaço e aumentam os riscos.
Informações estratégicas e confidenciais
Planos de negócios antigos, pesquisas de mercado e estratégias que não estão mais em uso devem ser descartadas com cuidado, pois a segurança na destruição de documentos garante que informações importantes não vazem para concorrentes ou terceiros.
A tecnologia facilita a organização, permitindo que documentos digitais fiquem acessíveis apenas a quem precisa e que papéis físicos sejam destruídos de forma confiável.
Como garantir a destruição correta de documentos
Para que tudo seja feito de forma segura e dentro da lei, siga algumas práticas:
- Avalie quais documentos estão disponíveis para descarte.
- Digitalize informações importantes antes da destruição.
- Use serviço de destruição de documentos confiável ou métodos seguros de trituração e incineração.
- Registre o processo para garantir rastreabilidade.
- Atualize suas políticas de gestão documental integrando tecnologia e digitalização.
Com esses passos, a destruição de documentos se torna prática, segura e eficiente.
Vantagens da digitalização
Digitalizar documentos traz benefícios claros. Por exemplo:
- Menos espaço ocupado por papéis.
- Acesso rápido e seguro a informações importantes.
- Mais controle sobre dados, com conformidade legal, inclusive LGPD.
- Automação de processos e auditorias digitais.
- Maior segurança na destruição de documentos quando necessário.
Enfim, tecnologia e digitalização transformam a maneira como as empresas lidam com documentos, tornando tudo mais organizado, seguro e ágil.
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Por isso, garantimos que a destruição de documentos seja da maneira correta, protegendo informações sensíveis e cumprindo todas as exigências legais.
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