A Guarda de Documentos Físicos continua sendo essencial para empresas que precisam garantir o armazenamento seguro e organizado de informações em papel, mesmo em tempos de digitalização acelerada.
Embora a transformação digital tenha trazido inúmeras facilidades, há documentos que, por lei ou por necessidade operacional, ainda precisam ser mantidos fisicamente. Mas isso exige cuidado, estrutura e, principalmente, segurança.
Neste artigo, vamos explicar como a SPLS Systems estrutura todo o processo de guarda, quais são as medidas adotadas para proteger os documentos e como os clientes podem ter acesso fácil e rápido a qualquer informação armazenada. Acompanhe!
Guarda de Documentos Físicos: como é a estrutura na SPLS Systems
Quando falamos em Guarda de Documentos Físicos, o primeiro ponto que vem à mente é a organização.
Afinal, não basta empilhar caixas em um depósito, é preciso um sistema inteligente que permita localizar qualquer documento de forma rápida e segura.
Na SPLS Systems, a estrutura de guarda visa atender desde pequenas empresas até grandes corporações.
Cada arquivo é catalogado com etiquetas e códigos de rastreamento, permitindo controle total sobre o que está armazenado e onde se encontra. Esse processo elimina erros humanos e evita perdas ou extravios.
Além disso, o ambiente físico é totalmente preparado para preservar os documentos por longos períodos.
O controle de temperatura e umidade, o uso de materiais resistentes a pragas e o monitoramento constante garantem que os arquivos se mantenham íntegros, legíveis e prontos para consulta sempre que necessário.
Outro diferencial importante é o layout dos espaços. As áreas de armazenamento contam com corredores amplos e sistemas de prateleiras ajustáveis, o que facilita a movimentação e otimiza o uso do espaço.
Assim, conseguimos aliar eficiência operacional e segurança patrimonial, dois pilares fundamentais na guarda de informações corporativas.
Segurança: o coração da Guarda de Documentos Físicos
Quando uma empresa confia seus arquivos a um parceiro, ela está entregando parte da sua história. Afinal, trata-se de contratos, registros contábeis, prontuários, projetos e outros documentos estratégicos.
Por isso, a SPLS Systems trata a segurança com a máxima prioridade. As instalações contam com vigilância 24 horas, sistemas de alarme, câmeras com gravação contínua e controle de acesso restrito.
Assim, apenas profissionais autorizados podem circular nas áreas de guarda e todos os movimentos são registrados.
Além da segurança física, há também a proteção da informação. Cada caixa, pasta ou documento recebe um código individual, integrado a um sistema informatizado que permite rastrear a movimentação em tempo real.
Dessa forma, o cliente pode saber quando um documento foi armazenado, quem o solicitou e quando foi consultado.
Outro ponto essencial é a confidencialidade. Todos os colaboradores que atuam no processo de guarda passam por treinamento e assinam termos de responsabilidade e sigilo.
Assim, garantimos que não haja exposição e manuseio de nenhuma informação sensível de forma errada.
Em caso de desastres naturais ou situações emergenciais, contamos com planos de contingência e protocolos de recuperação de acervo, garantindo que nada se perca.
Essa combinação entre estrutura física e gestão inteligente assegura o mais alto nível de proteção para cada documento sob nossa guarda.
Acesso rápido e eficiente: praticidade na gestão de documentos
A guarda é apenas uma parte do processo, pois o acesso é o que realmente faz diferença no dia a dia. Afinal, de nada adianta armazenar documentos com segurança se recuperá-los for uma tarefa demorada e complicada.
Na SPLS Systems, o cliente tem acesso simplificado a seus arquivos por meio de um sistema digital de gestão.
Sempre que houver necessidade de consultar ou retirar um documento, basta fazer uma solicitação pelo sistema. A equipe localiza o item em poucos minutos e providencia o envio físico ou a digitalização, conforme a preferência do cliente.
Essa integração entre o físico e o digital torna a rotina das empresas mais fluida. O gestor não precisa se deslocar até o local de armazenamento, pois tudo é prático e rastreável.
Além disso, o histórico de movimentações fica registrado, garantindo total transparência e controle sobre o uso das informações.
Outro ponto de destaque é o atendimento personalizado. Cada cliente possui um gestor de conta dedicado, responsável por acompanhar as solicitações e garantir que o serviço ocorra dentro dos prazos combinados.
Essa proximidade cria uma relação de confiança e traz mais tranquilidade para quem depende de acesso rápido a documentos importantes.
Por que investir na guarda profissional de documentos?
Muitas empresas ainda tentam armazenar seus documentos internamente, sem perceber os riscos que isso representa.
Espaços improvisados, falta de controle e exposição a umidade, incêndio ou pragas são apenas alguns dos problemas comuns.
Por isso, optar por uma empresa especializada em Guarda de Documentos Físicos é uma decisão estratégica.
Além de liberar espaço físico dentro da empresa, garante-se conformidade com normas legais e maior segurança das informações.
Outro benefício é a redução de custos indiretos. Com a guarda profissional, os funcionários deixam de perder tempo procurando papéis ou organizando arquivos e a empresa evita perdas que poderiam gerar prejuízos financeiros ou jurídicos.
Na SPLS Systems, o cliente conta ainda com relatórios gerenciais e auditorias periódicas, que permitem acompanhar o ciclo de vida de cada documento, desde o armazenamento até o descarte seguro, quando o prazo legal de guarda expira.
Confiança, segurança e tecnologia em cada detalhe
Na SPLS Systems, entendemos que a guarda de documentos vai muito além do simples armazenamento.
Nosso compromisso é com a proteção, a organização e o acesso inteligente às informações que sustentam o funcionamento das empresas.
Com uma estrutura moderna, sistemas de rastreamento, segurança reforçada e atendimento próximo, oferecemos aos nossos clientes a tranquilidade de saber que seus documentos estão em boas mãos.
Trabalhamos com qualidade e segurança no gerenciamento e armazenamento de informações, valorizando cada dado de acordo com as melhores práticas e tecnologias do mercado.
Atuamos em diversos segmentos da tecnologia da informação e seguimos sempre comprometidos com a inovação e a excelência em cada etapa do processo.
Assim, garantimos o mais alto padrão de qualidade em nossos serviços e no relacionamento com nossos clientes e parceiros.
