A digitalização foi o ponto de virada para uma multinacional que convivia há anos com arquivos físicos espalhados, custos elevados e dificuldade para localizar informações críticas.
O crescimento da operação havia transformado salas inteiras em depósitos de documentos, impactando não apenas o espaço físico, mas também a produtividade das equipes e a segurança das informações.
Este case mostra como a digitalização bem planejada foi capaz de reduzir 70% do espaço de arquivo, simplificar processos, assim como criar uma nova cultura de gestão documental, mais moderna e eficiente.
Quando o arquivo físico vira um gargalo operacional e o papel da digitalização
A digitalização entrou em pauta quando a empresa percebeu que o arquivo físico havia deixado de ser apenas um suporte administrativo e se tornado um verdadeiro entrave.
Contratos, prontuários, notas fiscais, documentos trabalhistas e relatórios ocupavam áreas nobres dos escritórios e centros administrativos.
Além do espaço, o tempo gasto para localizar documentos era alto e erros simples eram comuns, como extravios e versões duplicadas.
Entre os principais desafios enfrentados estavam, por exemplo:
- Crescimento contínuo do volume de documentos em papel;
- Alto custo com aluguel e manutenção de espaços de arquivo;
- Risco de perda de informações estratégicas;
- Falta de padronização na organização documental,
- Dificuldade para atender auditorias e demandas legais.
A empresa também enfrentava problemas de compliance, já que controlar prazos de guarda e descarte correto de documentos físicos era complexo e sujeito a falhas.
Ficou claro que manter o modelo tradicional não era sustentável no médio e longo prazo.
O planejamento do projeto de digitalização e gestão documental
Antes de iniciar a digitalização, foi essencial mapear todo o cenário documental da multinacional. Não se tratava apenas de escanear papéis, mas de repensar a forma como a informação circulava dentro da empresa.
O projeto começou com um diagnóstico detalhado, identificando tipos de documentos, volumes, áreas envolvidas e exigências legais. Desse modo, alguns pontos-chave desse planejamento incluíram:
- Classificação dos documentos por tipo, área e nível de acesso;
- Definição de critérios de indexação para facilitar buscas;
- Estabelecimento de fluxos digitais alinhados à rotina das equipes,
- Adequação às normas legais e políticas internas de segurança.
Essa etapa foi fundamental para garantir que a digitalização não gerasse apenas arquivos digitais desorganizados, mas sim um sistema confiável, intuitivo e integrado à operação da empresa.
Além disso, o envolvimento das áreas usuárias também foi decisivo para reduzir resistências e garantir adesão ao novo modelo.
A execução: tecnologia, método e mudança de cultura
Com o planejamento concluído, a digitalização foi executada de forma gradual e controlada. Equipamentos adequados, softwares de gestão documental e processos bem definidos garantiram qualidade e rastreabilidade em cada etapa.
Mais do que tecnologia, o projeto exigiu uma mudança de mentalidade dentro da organização. Durante a execução, alguns ganhos ficaram evidentes rapidamente. Por exemplo:
- Redução imediata da circulação de papéis;
- Acesso simultâneo aos documentos por diferentes áreas;
- Eliminação de cópias físicas desnecessárias,
- Maior controle de versões e histórico de alterações.
Além disso, os colaboradores passaram a confiar mais no ambiente digital, percebendo que a informação estava mais segura e acessível do que antes.
Treinamentos simples e objetivos ajudaram a acelerar essa adaptação, mostrando que a digitalização não complica o trabalho, mas torna o dia a dia mais ágil.
Os resultados: 70% menos espaço e muito mais eficiência
O impacto da digitalização foi mensurável em pouco tempo. Ao final do projeto, a multinacional conseguiu reduzir cerca de 70% do espaço físico destinado a arquivos.
Salas antes ocupadas por estantes e caixas foram liberadas para novas áreas de trabalho, salas de reunião e até redução de custos com imóveis.
Os principais resultados alcançados incluíram, por exemplo:
- Redução significativa de custos com armazenamento físico;
- Ganho expressivo de produtividade das equipes;
- Maior segurança e controle sobre informações sensíveis;
- Facilidade para auditorias e fiscalizações,
- Melhoria na tomada de decisão, com acesso rápido aos dados.
Além disso, outro ponto relevante foi a sustentabilidade. A diminuição do uso de papel e da necessidade de transporte físico de documentos reforçou o compromisso da empresa com práticas mais responsáveis e alinhadas às exigências atuais do mercado.
Digitalização como estratégia, não apenas tecnologia
Esse case deixa claro que a digitalização vai muito além da conversão de papel em arquivos digitais.
Trata-se de uma estratégia que transforma a forma como a empresa lida com a informação, reduz custos, aumenta a eficiência e fortalece a segurança dos dados.
Dessa forma, quando bem planejada e executada, ela gera resultados concretos e duradouros, como a expressiva redução de 70% do espaço de arquivo físico.
Nós, da SPLS Systems, acreditamos que gerenciar informações com qualidade e segurança é essencial para empresas que desejam crescer de forma sustentável.
Atuamos lado a lado com nossos clientes, aplicando as tecnologias mais atuais e as melhores práticas do mercado para valorizar dados e simplificar processos.
Portanto, se sua empresa também busca eficiência, controle e inovação na gestão documental, estamos prontos para ajudar. Clique aqui e fale com nossa equipe!
