A gestão documental deixou de ser apenas uma forma de organizar papéis e pastas. Hoje, ela é um dos pilares para que as empresas se mantenham em conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), principalmente para evitar multas e problemas sérios de reputação.
Se antes a preocupação era apenas não perder um contrato ou um relatório, agora o cuidado é maior. Afinal, estamos falando da proteção de dados pessoais de clientes, fornecedores e colaboradores. Portanto, qualquer descuido pode custar caro!
Gestão documental e LGPD: porque caminham juntas?
Quando falamos em gestão documental, estamos falando de todo o processo de lidar com documentos dentro de uma empresa: desde a criação, passando pelo armazenamento, até o descarte no momento certo. Isso vale tanto para arquivos em papel quanto para os digitais.
A LGPD entrou em cena para regular o uso de dados pessoais. Ela não proíbe que empresas coletem informações, mas exige que tudo seja feito de maneira responsável e transparente.
Em outras palavras: não basta ter os documentos guardados, é preciso provar que eles estão seguros e sendo tratados de acordo com a lei.
Essa conexão mostra que gestão documental e LGPD não são apenas assuntos “do setor jurídico” ou “da TI”. Elas impactam toda a empresa e quem não se adapta acaba correndo riscos.
O que pode acontecer se a empresa não cuidar disso?
A verdade é que não se trata apenas de “seguir uma lei”. Uma gestão documental mal feita pode trazer prejuízos reais. Veja alguns exemplos:
- Multas pesadas: a LGPD prevê sanções que podem chegar a 2% do faturamento, com limite de 50 milhões por infração.
- Perda de confiança: basta um vazamento de dados para que clientes passem a desconfiar da sua marca.
- Mais retrabalho: documentos desorganizados aumentam erros e atrasos em auditorias ou fiscalizações.
- Oportunidades perdidas: muitas empresas exigem comprovação de conformidade com a LGPD antes de fechar contratos.
Desse modo, além do risco financeiro, a imagem da empresa também pode ser abalada. E sabemos o quanto leva tempo para construir confiança no mercado, certo?
Boas práticas para alinhar gestão documental e LGPD
Garantir conformidade pode parecer complicado no início, mas com organização e alguns cuidados básicos é totalmente possível. Aqui estão práticas que fazem diferença no dia a dia:
- Saiba quais dados você tem
O primeiro passo é simples: identificar quais documentos sua empresa guarda, onde estão e quem acessa cada um deles. Esse mapeamento é a base de todo o processo.
- Crie regras internas
Não adianta só digitalizar documentos ou usar sistemas modernos. É preciso que todos saibam como agir: quem pode acessar determinado arquivo, como descartar informações antigas e como registrar cada movimentação.
- Aposte na segurança digital
Ferramentas de criptografia, backup automático e controle de acesso são indispensáveis para evitar falhas e invasões. Lembre-se: a LGPD não perdoa descuidos com dados pessoais.
- Digitalize o que for necessário
Manter pilhas de papel aumenta riscos de perda e ocupa espaço. Além de proteger, a digitalização também facilita muito a busca e o compartilhamento das informações.
- Estabeleça prazos de guarda
A lei exige que os dados sejam armazenados apenas pelo tempo necessário. Passou do prazo? É hora de eliminar com segurança.
- Treine sua equipe
O elo mais frágil em qualquer processo ainda é o fator humano. Portanto, investir em treinamentos evita que colaboradores cometam falhas sem perceber.
Como a tecnologia ajuda nesse processo
Não dá para falar em gestão documental sem falar de tecnologia. Hoje, softwares especializados conseguem organizar todo o ciclo de vida dos documentos, desde a criação até o descarte.
Essas ferramentas permitem, por exemplo:
- Automatizar aprovações e registros;
- Controlar quem acessou cada documento e quando;
- Gerar relatórios para auditorias,
- Facilitar o acesso remoto de forma segura, o que é essencial no trabalho híbrido.
Além disso, sistemas modernos se integram com ERPs, CRMs e outras plataformas, centralizando dados e reduzindo falhas humanas.
Erros mais comuns na gestão documental
Mesmo sabendo da importância do assunto, muitas empresas ainda cometem falhas que podem custar caro. Por exemplo:
- Usar sistemas ultrapassados e sem segurança adequada;
- Guardar dados por mais tempo do que o necessário;
- Não revisar processos internos conforme novas exigências;
- Deixar o controle apenas na mão de um setor (normalmente TI), quando deveria ser uma responsabilidade de todos,
- Continuar dependendo exclusivamente de processos manuais.
Portanto, evitar esses erros é um grande passo para garantir conformidade e tranquilidade.
Por que vale a pena investir em gestão documental alinhada à LGPD?
Quando a empresa decide estruturar a gestão documental de forma correta, os ganhos vão além de simplesmente “evitar multas”:
- Mais confiança do cliente, pois ele sabe que seus dados estão protegidos.
- Agilidade no dia a dia, já que os documentos ficam organizados e fáceis de encontrar.
- Economia, porque retrabalho e perdas são reduzidos.
- Segurança reforçada, com barreiras contra acessos indevidos.
- Boa imagem no mercado, principalmente em setores que lidam com dados sensíveis.
Gestão documental: o caminho para a conformidade
A conformidade com a LGPD pode parecer complexa, mas quando a empresa investe em uma boa gestão documental, tudo fica mais simples.
Afinal de contas, é uma forma de organizar processos, proteger dados e transmitir confiança para clientes e parceiros.
Na SPLS Systems, trabalhamos todos os dias para que nossos clientes tenham tranquilidade nesse aspecto.
Usamos tecnologia de ponta unida à experiência prática, para oferecer soluções completas em gestão de documentos e dados, pois nosso compromisso é trazer segurança, eficiência e inovação de forma acessível.
Portanto, se você quer melhorar a gestão documental e estar em conformidade com a LGPD, estamos prontos para ajudar. Fale agora com a nossa equipe e descubra como podemos apoiar o seu negócio!
