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Como gerenciar arquivos

Como gerenciar arquivos

Gerenciar arquivos é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas. Ele é feito por intermédio da implantação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos. Os projetos de organização podem ser realizados tanto nas dependências do arquivo ou do cliente. O gerenciamento de arquivos serve para empresas que possuem uma grande demanda documental e que necessitam que esses documentos sejam catalogados corretamente para fácil localização.

Etapas da gestão de arquivos: Os documentos são selecionados para a organização através da elaboração de um plano de classificação documental; os documentos são indexados de forma que facilite o controle físico e localização no sistema; os arquivos já organizados são acondicionados em caixas que garantem o seu bom estado de conservação. Através do índice criado no software GET arquivos na web, é possível pesquisar, localizar e solicitar os documentos armazenados.

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Diferenciais sobre como gerenciar arquivos

Embora muitas organizações ainda não saibam como gerenciar arquivos de forma autônoma, é importante citar que a cultura da terceirização tem sido extraordinária para quem deseja gerenciar arquivos da melhor forma possível. É importante ressaltar que existem inúmeros diferenciais de contar com profissionais capacitados na hora de gerenciar arquivos. Ainda sobre a questão da importância, ela abrange a necessidade de contar com soluções seguras e que mantenham protegidos os dados empresariais. Conheça a seguir quais são os principais diferenciais de ter um auxílio eficiente para gerenciar arquivos de uma empresa.

  • Organização física adequada;
  • Sistema de identificação;
  • Padronização dos métodos de arquivamento;
  • Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
  • Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
  • Redução de custos com a administração e manutenção do acervo;
  • Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos;
  • Descarte de documentos expirados ou desnecessários;
  • Atendimento às normas ISO de armazenamento;
  • Rastreabilidade de informações e documentos.

Com a Internet, as pessoas começaram a perceber o valor da informação e a perceberem que precisariam se organizar para poder continuar utilizando esse precioso bem, obrigando as empresas a buscarem alternativas mais inteligentes do que o mero ato de arquivar seus documentos em um espaço físico.

Portanto, a importância ou não a eles atribuída depende da necessidade da informação e para tanto, essas informações precisam ser tratadas e organizadas segundo critérios muitas vezes generalizados dentro do âmbito da arquivologia e documentação, ou criados pela própria empresa ou instituição, baseando-se em sua atividade fim ou necessidades específicas de processos de trabalho.

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