SERVIÇOS DE GESTÃO DOCUMENTAL
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Guarda de documentos
Os documentos estão espalhados por toda parte, presente no dia a dia das pessoas de forma massiva. A maior parte das pessoas precisa lidar com um grande volume de papelada que precisa ser organizada logo em seguida, para ser armazenada em local seguro e de fácil acesso para consultas posteriores. Além disso, cada tipo de documento pode ser armazenado em um local específico, obedecendo regras de armazenamento e manuseio seguro desses documentos.
Os documentos podem ser armazenados de diversas formas, sejam eles estocados em grandes armários de arquivo por ordem alfabética ou outra ordem estabelecida. A guarda de documentos também pode ser feita de maneira digitalizada, ou seja, diminuindo ainda mais a ocupação de espaço físico que esses documentos demandam e até mesmo utilizando a técnica de microfilmagem. Esta é uma técnica que armazena todos os dados em filmes fotográficos ou cartões perfurados com leitores específicos para cada um deles. Porém, o importante é armazenar de forma segura.
Benefícios da guarda de documentos
Uma boa guarda de documentos precisa levar em consideração alguns pontos importantes. Não é apenas o armazenamento de dados que está em jogo, é preciso utilizar técnicas e processos que otimizem o sistema de informação de uma empresa que precisa guardar seus documentos de maneira segura e eficiente. Isso quer dizer que é preciso pensar não só na armazenagem como também na organização. Além disso, é necessário verificar quais os processos serão implementados para gerar facilidade durante a pesquisa por essas informações e proporcionar um manuseio seguro desses documentos.
A guarda de documentos é um trabalho muito complexo e relativamente demorado, que precisa ser realizado por profissionais altamente qualificados no assunto. Muitas vezes, a guarda de documentos requer toda uma infraestrutura específica, com climatização adequada para guardar arquivos que estejam em papel ou qualquer outro formato. Além da questão relacionada à climatização, é preciso verificar outros aspectos como a localização adequada e a qualidade das impressões. No entanto, este processo é facilitado quando se conta com arquivos digitalizados.
Se a sua empresa precisa de uma guarda de documentos de maneira específica, ágil e segura, considere contratar uma empresa especializada no ramo para fazer esse tipo de serviço com precisão e maestria. Mesmo em grandes corporações, muitas vezes a própria equipe não dá conta de realizar toda estocagem de informações de maneira eficaz, deixando muitas vezes que documentos se percam.
Fale com nossos especialistas sobre guarda de documentos
A SPLS Systems trabalha há 18 anos com armazenamento e guarda de documentos de maneira ágil e segura. Com uma equipe profissional, a empresa também oferece serviços personalizados, de acordo com a sua necessidade. Entre em contato com os especialistas e confira mais informações sobre como efetuar a guarda de documentos de maneira efetiva.